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Estrutura Organizacional e de Capital Humano -

1. Filosofia Organizacional

A PROSERVS adota uma estrutura organizacional funcional, projetada para promover a especialização, a eficiência e a clareza nas responsabilidades. A empresa está dividida em três departamentos centrais que representam os pilares de qualquer negócio sustentável: Administrativo, Comercial e de Operações, todos sob a liderança estratégica do CEO.

Esta estrutura foi desenhada para ser escalável, permitindo o crescimento da empresa através da adição de novos talentos dentro dos setores já definidos, sem a necessidade de reestruturações complexas. A clara separação entre os departamentos garante foco em suas respectivas missões, enquanto a colaboração entre eles é orquestrada por processos bem definidos, visando sempre a entrega de valor máximo ao cliente e a saúde operacional da empresa.

2. Organograma Funcional

3. Departamentos, Setores e Funções

3.1. DIRECÃO EXECUTIVA

Função: CEO

- Objetivo: Liderar a empresa em direção à sua visão de longo prazo, garantindo o crescimento lucrativo, a inovação e a perpetuação de uma cultura organizacional forte.

- Atribuições:

- - Definir e desdobrar a visão estratégica, a missão e os valores da empresa.
  - Estabelecer os Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) anuais e trimestrais para toda a organização.
  - Conduzir reuniões mensais e trimestrais de revisão de resultados com a diretoria.
  - Aprovar o orçamento anual da empresa e os planos de investimento.
  - Analisar o demonstrativo de resultados (DRE), balanço e fluxo de caixa para tomar decisões estratégicas.
  - Liderar a pesquisa e o desenvolvimento de novas linhas de negócio, serviços e mercados.
  - Tomar a decisão final em contratações e demissões de nível estratégico (diretores).
  - Mentorar e desenvolver continuamente os diretores de departamento.
  - Atuar como o principal representante da PROSERVS perante clientes estratégicos, investidores e o mercado.

3.2. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Missão: Garantir a saúde financeira, a conformidade legal e a eficiência dos processos de suporte da empresa, provendo a base para que todas as outras áreas operem de forma segura e organizada.

Liderança: Diretor(a) Administrativo(a)

- Objetivo: Liderar e otimizar as operações de Finanças, Compras e RH, garantindo a máxima eficiência, conformidade legal e sustentabilidade financeira para a empresa.

- Atribuições:

- - Supervisionar, revisar e aprovar o fechamento financeiro mensal e anual.
  - Criar, implementar e fiscalizar as políticas e os procedimentos internos.
  - Gerenciar o relacionamento estratégico e os contratos com serviços externos (contabilidade, jurídico, bancos).
  - Garantir que a empresa opere em total conformidade com as legislações fiscais, trabalhistas e regulatórias.
  - Desenvolver e manter o modelo padrão do contrato de prestação de serviços da empresa, garantindo sua conformidade legal.
  - Liderar a estratégia de recrutamento, remuneração, benefícios e desenvolvimento de pessoas.
  - Identificar, avaliar e mitigar riscos operacionais e financeiros.
  - Liderar e avaliar o desempenho da equipe dos setores Financeiro, Compras e RH.

Setor Financeiro

Função: Analista Financeiro

- Objetivo: Executar com precisão e pontualidade todas as rotinas do ciclo financeiro, garantindo a integridade das informações e a saúde do fluxo de caixa.

- Atribuições:

- - Verificar, classificar e lançar todas as notas fiscais e contas a pagar.
  - Agendar e efetuar os pagamentos de fornecedores, salários e impostos.
  - Emitir notas fiscais, faturas e boletos para todos os clientes, garantindo a conformidade fiscal.
  - Realizar o controle diário de recebimentos e a baixa de pagamentos no sistema.
  - Executar a rotina de cobrança (preventiva e reativa) de clientes inadimplentes.
  - Realizar a conciliação diária de todas as contas bancárias e cartões corporativos.
  - Preparar a documentação e os relatórios de suporte para a contabilidade externa.
  - Controlar e atualizar o fluxo de caixa, sinalizando eventuais necessidades ou sobras.

Setor de Compras

Função: Analista de Compras

- Objetivo: Gerenciar o processo de aquisição de produtos e serviços, otimizando a relação custo-benefício, a qualidade e o relacionamento com a base de fornecedores.

- Atribuições:

- - Receber, analisar e processar as requisições de compra dos outros departamentos.
  - Pesquisar, contatar, qualificar e homologar novos fornecedores.
  - Realizar cotações e elaborar mapas comparativos de propostas para tomada de decisão.
  - Negociar ativamente os preços, prazos de entrega e condições de pagamento.
  - Emitir as ordens de compra formais e enviá-las aos fornecedores.
  - Acompanhar o processo de entrega (follow-up) e garantir o recebimento conforme o pedido.
  - Gerenciar o inventário e a reposição de materiais de escritório e outros suprimentos.
  - Controlar os contratos e o pagamento de licenças de software e serviços recorrentes.

Setor de RH

Função: Analista de RH (Generalista)

- Objetivo: Executar os processos do ciclo de vida dos colaboradores, cuidando das rotinas de Departamento Pessoal e apoiando as iniciativas de um ambiente de trabalho positivo e organizado.

- Atribuições:

- - Elaborar o texto de descrição de vagas e divulgá-las nos canais de recrutamento.
  - Realizar a triagem de currículos e o primeiro contato/entrevista com candidatos.
  - Agendar as entrevistas técnicas e finais com os gestores.
  - Coletar e organizar toda a documentação para processos de admissão e demissão.
  - Conduzir o processo de integração (onboarding) de novos membros na cultura e ferramentas.
  - Administrar a folha de ponto, controle de férias, banco de horas e atestados.
  - Gerenciar a compra, distribuição e inclusão/exclusão de benefícios.
  - Servir como primeiro ponto de contato para esclarecer dúvidas dos colaboradores.
  - Apoiar na organização de pesquisas de clima, eventos internos e treinamentos.

3.3. DEPARTAMENTO COMERCIAL

Liderança: Diretor(a) Comercial

- Objetivo: Liderar as estratégias e a execução das operações de Marketing e Vendas, construindo uma máquina de crescimento de receita previsível e escalável.

- Atribuições:

- - Desenvolver o plano estratégico comercial, definindo metas de faturamento, novos clientes e ticket médio.
  - Estruturar, documentar e otimizar todas as etapas do funil de vendas e da jornada do cliente no CRM.
  - Criar e gerenciar a política de precificação e as propostas de valor dos serviços.
  - Analisar o mercado, a concorrência e o posicionamento da empresa para identificar novas oportunidades.
  - Realizar reuniões semanais de previsão de vendas (forecast) e análise de pipeline com a equipe.
  - Analisar e otimizar o Custo de Aquisição de Cliente (CAC) e o Lifetime Value (LTV).
  - Treinar a equipe em produto, processos, técnicas de vendas e negociação.
  - Participar de negociações e construir relacionamento com contas estratégicas.

Setor de Marketing

Função: Analista de Marketing

- Objetivo: Planejar e executar campanhas de marketing multicanal para gerar reconhecimento de marca e um fluxo constante de leads qualificados para a equipe de Vendas.

- Atribuições:

- - Planejar e executar o calendário editorial mensal de conteúdo (blog, redes sociais).
  - Pesquisar pautas, palavras-chave e tendências para a produção de conteúdo.
  - Escrever e revisar textos (copywriting) para posts, anúncios, e-mails e landing pages.
  - Criar e segmentar campanhas de e-mail marketing e fluxos de automação.
  - Configurar, monitorar e otimizar campanhas de anúncios de performance (Google Ads, Meta Ads, etc.).
  - Realizar testes A/B em anúncios, landing pages e e-mails para otimizar a conversão.
  - Analisar o tráfego, as taxas de conversão e outras métricas no Google Analytics.
  - Gerar relatórios mensais de performance, conectando os resultados de marketing com os de vendas.

Setor de Vendas

Função: Executivo de Contas

- Objetivo: Transformar oportunidades em novos negócios, conduzindo um processo de venda consultivo para entender, qualificar e apresentar a solução ideal para as necessidades dos clientes.

- Atribuições:

- - Realizar o primeiro contato com os leads qualificados em tempo hábil.
  - Aplicar metodologias de qualificação (ex: BANT, SPIN) para identificar o fit do cliente.
  - Agendar e conduzir reuniões de diagnóstico aprofundado via vídeo ou presencialmente.
  - Elaborar e apresentar propostas de valor personalizadas, focadas em resultados.
  - Realizar o acompanhamento (follow-up) sistemático de todas as propostas em andamento.
  - Superar objeções e negociar termos, preços e prazos para o fechamento do negócio.
  - Preencher o contrato de prestação de serviços com os termos comerciais negociados e coletar a assinatura do cliente.
  - Manter 100% das atividades, oportunidades e contatos registrados e atualizados no CRM.
  - Realizar o handover detalhado do novo projeto para a equipe de Operações, garantindo o alinhamento de expectativas.

3.4. DEPARTAMENTO DE OPERAÇÕES

Liderança: Diretor(a) de Operações

- Objetivo: Liderar a estratégia e a execução da entrega de todos os serviços e do suporte ao cliente, garantindo excelência, eficiência e rentabilidade.

- Atribuições:

- - Desenvolver, documentar e otimizar os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) de cada serviço.
  - Definir e monitorar os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) para entrega e suporte.
  - Realizar o planejamento de capacidade (capacity planning) da equipe e da rede de freelancers.
  - Gerenciar a matriz de competências (skills matrix) do time para alocação inteligente de recursos.
  - Selecionar, homologar e construir um relacionamento estratégico com o banco de talentos freelancers.
  - Analisar a rentabilidade, as horas trabalhadas e a margem de lucro por projeto e por cliente.
  - Conduzir análises de causa raiz (post-mortems) para identificar e corrigir falhas em processos.
  - Atuar como o ponto final de escalada para a resolução de crises e problemas complexos com clientes.

Setor de Serviços

Função: Coordenador(a) de Projetos

- Objetivo: Orquestrar a execução dos projetos do início ao fim, sendo o ponto focal do cliente e da equipe para garantir que as entregas cumpram o escopo, prazo, orçamento e qualidade.

- Atribuições:

- - Conduzir a reunião de kick-off para alinhar o plano do projeto com o cliente e a equipe interna.
  - Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e o cronograma detalhado na ferramenta de gestão.
  - Delegar tarefas para os especialistas e assistentes, fornecendo todas as informações necessárias.
  - Realizar o acompanhamento diário do progresso das tarefas e remover impedimentos.
  - Centralizar a comunicação com o cliente, enviando relatórios de status e liderando reuniões de acompanhamento.
  - Gerenciar o ciclo de vida do projeto para garantir o cumprimento de todas as cláusulas de escopo e entrega definidas em contrato.
  - Gerenciar o processo de solicitações de mudança de escopo, avaliando impacto, prazo e custos.
  - Realizar a validação interna de todas as entregas, garantindo o padrão de qualidade.
  - Formalizar o encerramento, o aceite do projeto e coletar o feedback do cliente (NPS).

Função: Especialista Técnico

- Objetivo: Resolver os desafios técnicos mais complexos, definir os padrões de qualidade, inovar nos processos de entrega e mentorar a equipe técnica para elevar o nível geral de excelência.

- Atribuições:

- - Atuar diretamente nos projetos de maior complexidade técnica ou estratégica.
  - Realizar pesquisa e desenvolvimento (P&D) de novas tecnologias, ferramentas e metodologias.
  - Criar e documentar os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para a execução dos serviços.
  - Atuar como segunda opinião técnica, revisando o trabalho de outros analistas e de freelancers para garantir a qualidade (Code Review, Design Review, etc.).
  - Mentorar e treinar os Analistas de nível Pleno e Júnior.
  - Dar suporte técnico ao Diretor de Operações na homologação de novos freelancers.
  - Apoiar a equipe comercial em reuniões de pré-venda que exijam validação técnica aprofundada.

Função: Analista Técnico

- Objetivo: Executar as tarefas técnicas dos projetos com eficiência e qualidade, seguindo as diretrizes do Coordenador de Projetos e os padrões definidos pelo Especialista Técnico.

- Atribuições:

- - Desenvolver as soluções especializadas conforme as tarefas delegadas (programar, desenhar, configurar, analisar processos, etc.).
  - Seguir os checklists e os POPs definidos para cada tipo de entrega.
  - Apontar com precisão as horas trabalhadas em cada tarefa na ferramenta de gestão.
  - Comunicar proativamente ao Coordenador de Projetos sobre o andamento e qualquer impedimento.
  - Realizar testes unitários e de funcionalidade no seu próprio trabalho.
  - Colaborar com outros analistas para garantir a integração das diferentes partes do projeto.
  - Estudar e se aprimorar continuamente nas tecnologias e práticas de sua área de especialização.

Função: Assistente de Projetos

- Objetivo: Fornecer suporte tático e organizacional ao Coordenador de Projetos, garantindo a fluidez dos processos administrativos e a perfeita organização das informações do projeto.

- Atribuições:

- - Criar e configurar a estrutura de pastas e documentos para novos projetos.
  - Cadastrar as tarefas na ferramenta de gestão de projetos com base no plano do Coordenador.
  - Coletar e organizar ativos e informações necessárias junto ao cliente (logotipos, textos, acessos).
  - Agendar as reuniões do projeto (kick-off, status report, etc.).
  - Elaborar e distribuir as atas das reuniões com os planos de ação.
  - Monitorar os prazos das tarefas e sinalizar possíveis atrasos ao Coordenador.
  - Realizar verificações básicas de qualidade (revisão de textos, teste de links, conformidade com checklist).

Setor de Suporte

Função: Analista de Suporte

- Objetivo: Ser a linha de frente no atendimento ao cliente, resolvendo tickets de suporte de forma ágil, empática e definitiva para garantir a estabilidade e a usabilidade dos serviços entregues.

- Atribuições:

- - Receber, registrar, classificar e priorizar os chamados de suporte (tickets).
  - Realizar o diagnóstico inicial de problemas técnicos e funcionais reportados pelos clientes.
  - Resolver incidentes de baixa e média complexidade seguindo os procedimentos padrão (POPs).
  - Escalar chamados complexos para os Especialistas de Marca, fornecendo um resumo detalhado do problema.
  - Manter o cliente constantemente informado sobre o status e a previsão de resolução do seu ticket.
  - Criar e manter artigos, tutoriais e FAQs para a base de conhecimento, visando o autoatendimento.
  - Executar rotinas de manutenção preventiva (verificação de backups, atualizações de segurança, etc.).
  - Coletar e analisar o feedback dos clientes sobre a qualidade do serviço e do suporte.